Verkürzte Aufbewahrungsfrist
Gewerbetreibende, bilanzierungspflichtige Unternehmer oder selbstständig Tätige müssen erstmalig Buchungsbelege und Rechnungen nur noch acht Jahre aufbewahren. Empfangene und abgesendete Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie steuerlich von Bedeutung sind, müssen unverändert mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden. Unverändert zehn Jahre aufbewahrt werden müssen Bücher, Bilanzen, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung im Buch gemacht worden ist oder der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden ist oder - bei Bilanzen - mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Jahresabschluss fest- bzw. aufgestellt wurde (§ 147 Abs. 4 der Abgabenordnung).
Ablauf der Aufbewahrungsfrist zum 31.12.2025
Zum Jahreswechsel können Handelsbücher, Inventare, Bilanzen Jahresabschlüsse und Lageberichte aus dem Jahr 2015 und früher vernichtet werden. Voraussetzung ist, dass in diesen Dokumenten der letzte Eintrag im Jahr 2015 erfolgt ist. Buchungsbelege und Rechnungen können aus dem Jahr 2017 vernichtet werden. Handels- oder Geschäftsbriefe, die in 2019 empfangen oder abgesandt wurden sowie andere aufbewahrungspflichtige Unterlagen aus dem Jahr 2019 und früher können ebenfalls vernichtet werden.
Ausnahme
Eine allgemeine Aufbewahrungspflicht besteht unabhängig vom Verstreichen der Aufbewahrungsfrist, wenn die Dokumente für die Besteuerung weiterhin von Bedeutung sind. Auch der Zeitpunkt der Zustellung von Bescheiden oder grundsätzlich das Datum der Abschlusserstellung für die betroffenen Jahre ist zu berücksichtigen.
Besonderheiten bei Einkünften über € 500.000,00
Kapitalanleger und im Übrigen auch sonstige Steuerpflichtige (z. B. Vermieter), die sogenannte Überschusseinkünfte im Sinne des Einkommensteuergesetzes erzielen, und diese positiven Einkünfte im Kalenderjahr 2025 mehr als € 500.000,00 betragen haben, müssen Unterlagen über die den Überschusseinkünften zu Grunde liegenden Einnahmen und Werbungskosten sechs Jahre aufbewahren (§ 147a Abgabenordnung/AO). Bei zusammenveranlagten Ehegatten sind die Einkünfte eines jeden Ehegatten maßgebend. Die Aufbewahrungspflichten gelten, solange die Einkünftegrenze überschritten wird; sie enden mit Ablauf des fünften aufeinanderfolgenden Kalenderjahres, in dem die maßgebliche Betragsgrenze nicht mehr überschritten worden ist. Einkünftebezieher über der Betragsgrenze können zum Jahresende 2025/2026 Unterlagen aus dem Jahr 2019 und früher vernichten.
Stand: 25. November 2025
